Đăng ký số tổng đài là yếu tố bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình tiếp cận và CSKH. Đặc biệt, đây còn là hình thức khẳng định uy tín thương hiệu với đối tác, khách hàng tiềm năng.
Song, không ít doanh nghiệp vẫn chưa biết cách lựa chọn và các bước đăng ký số tổng đài. Do đó, bài viết dưới đây cung cấp các thủ tục sở hữu số hotline đơn giản, tiết kiệm thời gian, chi phí,…
Số tổng đài là gì?
Số tổng đài còn gọi là số hotline, số điện thoại doanh nghiệp,… Đây là kênh đại diện cho doanh nghiệp khi khách hàng, đối tác có nhu cầu liên lạc nhanh nhất qua cuộc gọi. Vì thế, tổng đài còn được xem là “bộ mặt” của mọi doanh nghiệp, thể hiện uy tín, sự chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.
Thị trường hiện nay có khá nhiều đầu số giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn. Tuỳ thuộc vào mục tiêu sử dụng, doanh nghiệp sẽ đăng ký số tổng đài phù hợp, trong đó:
- Đầu số tổng đài 1900.
- Đầu số tổng đài 1800.
- Đầu số cố định theo khu vực.
- Đầu số di động.
Tại sao doanh nghiệp cần đăng ký số tổng đài?
Có thể doanh nghiệp chưa biết, nhưng việc mua số hotline sẽ mang đến nhiều lợi ích. Trong đó phải kể đến như:
-
Tạo ấn tượng với khách hàng
Hotline là cơ sở giúp doanh nghiệp tạo nên ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác khi liên hệ. Đặc biệt, nếu sử dụng đầu số 1800, 1900 dễ tạo nên độ tin cậy, dễ nhớ, thiện cảm so với số di động cá nhân.
Trường hợp sử dụng số di động, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ evoice brandname nhằm mã hoá số điện thoại thành tên thương hiệu/doanh nghiệp.
-
Gia tăng tỷ lệ chốt sale
Việc đăng ký số tổng đài thể hiện sự chuyên nghiệp, nâng tầm giá trị trong mắt khách hàng, đối tác. Song song, đây là cơ sở tạo uy tín, lòng tin, điều này giúp quá trình chốt sale trở nên dễ dàng, thành công hơn.
-
Chuyên nghiệp hoá quy trình CSKH
Điểm đặc biệt, nếu kết hợp số holine và hệ thống tổng đài ảo. Đây là bước giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số. Là nền móng nhằm tối ưu quy trình tiếp cận và chăm sóc khách hàng.
Ngoài ra, hệ thống tổng đài còn đáp ứng tất cả các chức năng của tổng đài nội bộ, ghi âm, chấm điểm cuộc gọi, phân luồng cuộc gọi, call center, …và hỗ trợ tích hợp sẵn với CRM quản lý khách hàng của doanh nghiệp.
Các bước đăng ký số tổng đài cho doanh nghiệp
Với những thông tin trên, chắc hẳn doanh nghiệp cũng biết được tầm quan trọng của số hotline. Đồng thời, thị trường hiện nay có tỷ lệ cạch tranh khốc liệt, nếu doanh nghiệp không đầu tư vào quy trình chăm sóc và tiếp cận thì có thể bạn sẽ “đánh mất” khách hàng mục tiêu của mình.
Do đó, ngay lúc này, hãy lên kế hoạch đăng ký số tổng đài và sẵn sàng sở hữu một quy trình CSKH chuyên nghiệp, hiện đại và tối ưu nhất. Dưới đây là một số bước căn bản doanh nghiệp cần thực hiện:
Bước 1: Đăng ký số tổng đài doanh nghiệp
- Chọn các đầu số hotline phù hợp với doanh nghiệp (Đầu số 1900, 1800, cố định, di động ưu tiên sử dụng voice brandname,…)
- Cung cấp các giấy tờ (Bản sao) cần thiết như Giấy phép kinh doanh, Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân chủ doanh nghiệp.
- Chuẩn bị giấy tới thiệu hoặc các giấy tờ, thủ tục uỷ quyền hợp pháp theo quy định.
Bước 2: Lựa chọn tổng đài sử dụng
- Doanh nghiệp lựa chọn thuê hoặc đầu tư tổng đài ảo phù hợp với mục tiêu sử dụng (Tổng đài Cloud Call Center, Call Center, nội bộ IP PBX,…).
- Cung cấp các thủ tục, giấy tờ pháp nhân GPKD,…
- Thiết lập tổng đài với đầu số hotline doanh nghiệp đã chọn trước đó.
Bước 3: Chuẩn bị các thiết bị đầu cuối
Sau khi chọn được dịch vụ tổng đài ảo và đăng ký số tổng đài thành công. Để vận hành, doanh nghiệp cần trang bị đầu cuối, cụ thể như điện thoại IP, máy tính, phần mềm, wifi,…
Bước 4: Lắp đặt hệ thống và triển khai vận hành
Cuối cùng, để hệ thống tổng đài được vận hành, doanh nghiệp cần thiết lập một số bước cơ bản dưới đây:
- Địa chỉ/Đơn vị thiết lập tổng đài và cài đặt các tính năng phù hợp với doanh nghiệp sử dụng.
- Xây dựng lời chảo tổng đài và các phím tắt theo yêu cầu doanh nghiệp.
- Thiết lập và phân luồng số lượng nhân viên tổng đài, telesale,…
- Soạn thảo, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng các tính năng trong hệ thống.
- Thiết lập địa chỉ triển khai và các tính năng cần và sẽ sử dụng,
- Triển khai và hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng và vận hành tối ưu.
- Chứng minh nhân danh của người làm thủ tục đăng ký số tổng đài.
- Chuẩn bị một số loại giấy tờ cần thiết khác: Giấy giới thiệu, hợp đồng, phục lục hợp đồng, cam kết sử dụng dịch vụ,…Và một số yêu cầu khác.
FasterCRM - Giải pháp nuôi dưỡng khách hàng Tiềm Năng và tăng khách hàng Trung Thành
📌 Fanpage Callsales.vn: https://bit.ly/3z1BSEG
☎ Tổng đài:1900998845, Hotline: 0908 606 456
Zalo/whatapp/viber: 0908.606.456
Inbox tư vấn miễn phí: https://m.me/FasterCRM
Địa chỉ: 188/5/12A Tô Ngọc Vân, P.Linh Đông, TP.Thủ Đức, TP.HCM
